Перерва на неробство, або як боротися з поглиначами часу в офісі?

Поглиначі часу, або хронофаги, оточують нас всюди. Але як роботодавці ставляться до того, що їх співробітники ведуться на такі провокації, витрачаючи дорогоцінний робочий час на дурниці? Притому що втрати бувають воістину вражаючими. За даними різних досліджень, непродуктивно використовується як мінімум 30% робочого часу. Справжній Бермудський трикутник, тільки пропадають в ньому не кораблі, а оплачені роботодавцем дні, тижні та місяці.

Чи можна і чи варто обмежувати доступ до них в стінах офісу, і якщо так – як саме це зробити? Ми відірвалися від перегортання новинних стрічок і постаралися знайти відповіді на ці питання, звернувшись за допомогою до експертів.

За даними досліджень, зазвичай робочий час витрачається даремно через:

• Соціальних мереж.
• Читання новин, блогів та інших матеріалів не по роботі в Інтернеті.
• Телефонних розмов з особистих питань.
• Спілкування в месенджерах.
• Бесід між співробітниками, які не пов'язані з функціональними обов'язками.
• Ігор на гаджетах.
• Численні перерви на водо-, кава, чаювання, перекушування та перекури.

Відзначимо, що пожирачів часу існує набагато більше. Серед них самі підступні – неефективні наради, прокрастинація, нечіткі цілі і пріоритети, неграмотне планування часу, невміння відмовляти й делегувати, хаос на столі й в комп'ютері, незнання корисних функцій офісних програм ... Але робота з ними повинна носити більш складний, комплексний характер, ніж проста заборона.

Ми не беремо до уваги ситуації, до сих пір збереглися в деяких організаціях, переступаючи поріг яких немов потрапляєш в кіно «Службовий роман». У них тільки й займаються тим, що щебечуть по телефону, гортають журнали та роблять мейк-ап (правда, вже майже не в'яжуть). Там впору аналізувати, чи збереглася в цьому суцільному хронофаги ще хоч крапля продуктивності.

Умовно кажучи, в питаннях контролю поглиначів часу роботодавці дотримуються трьох тактик:

• Сувора заборона. У таких компаніях неможливість використовувати офісні ресурси в особистих цілях закріплена юридично. За тим, наскільки люди дотримуються цих правил, пильно стежать – керівники, сисадміни, ейчари, служба безпеки. А порушникам загрожують дисциплінарні стягнення. Зазвичай така політика пов'язана зі специфікою продукту або послуги, коли будь-які витоку інформації пов'язані з високими ризиками різного роду.
• Якщо в міру – то можна. В таких організаціях немає категоричної заборони, але використання все-таки контролюється, і якщо хтось викритий в зловживанні, на це не закриваються очі.
• Ласкаво просимо. У компаніях такого типу взагалі немає заборони щодо пропалювання робочого часу за допомогою його поглиначів, і ніхто не контролює це питання. Відбуватися так може з двох причин, абсолютно різним. Або керівництву все одно – чомусь ефективність роботи персоналу в ній нікого не цікавить. Або компанія робить ставку на відповідальність людей, оцінює їх роботу за результатами – а вже як вони розпоряджаються своїм часом, нікого не хвилює. Часом такі компанії йдуть ще далі: не тільки не забороняють поглиначі часу, але і створюють їх своїми руками (наприклад, встановлюють в кімнатах ігрові приставки, телевізори, кава-машини і попкорниці, щоб дати людям можливість відволіктися з комфортом). В одній з таких компаній одного разу зізнавалися, що спокуса зловживати благами все-таки є – але тільки у новачків. Коли співробітники усвідомлюють, що ніхто не забере їх право байдикувати після того, як продуктивно попрацював, вони легко знаходять баланс.

По-перше, в тому, що сьогодні заборонити все вищеперелічене майже неможливо технічно. Співробітникові заборонено дивитися ролики на YouTube на робочому комп'ютері – він спокійнісінько включив додаток на своєму особистому смартфоні. Шеф накричав за розмови з подругою по мобільному – перейшли базікати в чат. Не можна годинами пліткувати в офісі вголос – зате можна відкрити розмову в месенджері, запросити в нього любителів потеревенити і єхидно стукати пальцями по клавішах, абсолютно безкарно.

По-друге, складно зрозуміти, де межа між особистим і професійним. У соціальних мережах цілком можливо шукати клієнтів або партнерів, робити оголошення та просувати бренди. Читання новин може стосуватися змін у професійній галузі. Без неробочих розмов не буде згуртованої команди. Якщо заборонити людині розмовляти з особистих питань в робочий час, навряд чи у нього буде мотивація допомогти клієнту з якоюсь проблемою у приватний час. Просто подивитися в стелю співробітнику може бути необхідно після кількох годин напруженої роботи – і не його вина, що шеф, за законом підлості, увійшов до кабінету саме в той момент, коли він вперше за день відкинувся в кріслі.

Саме тому все більше компаній воліє сподіватися нема на заборони, а на чітку постановку завдань, проміжний контроль результатів і оцінку досягнень за підсумками. Звичайно, це набагато складніше. Одна справа – ходити по офісу і шикати на тих, хто займається дурницями. І зовсім інша – знайти мотивованих, відповідальних фахівців, запропонувати їм гідну винагороду, ставити цікаві завдання, пропонувати нові можливості для навчання таі розвитку кар'єри ... Проте, нескладно здогадатися, який підхід більш далекоглядний. Ефективність першого закінчується в ту мить, коли начальник відвернувся в інший бік. Другого – триває протягом усього терміну роботи співробітника в компанії.

І, тим не менше, зовсім вже не втручатися в справи співробітників не вийде – якщо це корпоративний бізнес, а не коворкінг, де кожен зайнятий своєю справою.

Методи контролю поглиначів робочого часу можна умовно розділити на дві групи – управлінські та програмні. Про них розкажуть наші експерти.

Ми дізналися, як облік робочого часу відбувається в IT-компанії GlobalLogic – на наші запитання відповіли у прес-службі.

Компанія вживає всіх необхідних заходів, щоб кожен консультант міг найбільш ефективно виконувати свої проектні завдання. Починаючи з організації офісного простору і закінчуючи застосуванням кращих практик виконання проектних завдань (наприклад, постановка цілей, розстановка пріоритетів, дисципліна та взаємини під час спільної реалізації проектів).

Чи використовується якесь програмне забезпечення для контролю використання співробітниками робочого часу?

Ні.

Хто відповідає за ефективне використання співробітниками часу на роботі – тільки він сам, керівник, ейчар-служба?..

Кожен фахівець в першу чергу і, в кінцевому рахунку, сам відповідає за свій результат і свою продуктивність, а значить, і за ефективне використання власного часу.

Як в GlobalLogic прийнято ставитися до таких поглиначів часу, як соцмережі, розмови на особисті теми по телефону, онлайн-ігри, месенджери і т.д.?

В офісах немає будь-яких обмежень на доступ до інтернет-ресурсів, мобільного зв'язку і т. п., Крім тих, що пов'язані з вимогами безпеки окремих проектів.

Чи правда, що у вашій компанії не тільки не забороняють поглиначі часу, але і, можна сказати, створюють додаткові?

Комфортна і дружня атмосфера – важлива частина корпоративної культури GlobalLogic. Крім креативно оформленого офісного простору і конференц-кімнат, в київському офісі функціонують кілька зон відпочинку: лаунж-зона, спортивний зал і GL-Сlub (в кожному з наших офісів в Харкові, Львові та Миколаєві також є спортзал і GL-Сlub). В останньому є зручні дивани, невелика кухня, більярдні столи, телевізори, музичні інструменти і ігрові консолі. Ми переконані, що зміна діяльності і обстановки протягом дня не знижують продуктивність наших фахівців, а навпаки – підвищують її.

Нам не тільки важливо, щоб перебування в офісі було продуктивним, але і щоб людям було приємно залишатися і проводити тут частину свого вільного часу. Наприклад, чому б не влаштувати джем-сейшен або дружню гру в більярд після напруженого дня?

Як бачимо, в компанії GlobalLogic програми, які дозволяють стежити за тим, як люди розпоряджаються робочому часом, не застосовуються. Однак безліч роботодавців цікавиться цим питанням. Ми попросили іншого експерта пояснити, які саме інструменти автоматизації контролю робочого часу доступні.